簡報的初心｜複雜的事簡單化，簡單的事專業化
科技越進步，我們卻花更多時間在簡報上
微軟 (Microsoft) 的 PowerPoint 是職場上最多人使用的簡報軟體。
1990年，微軟推出第一套PowerPoint軟體，那時電腦並不普及，更別說有網路了。1995年，劃時代的微軟視窗系統Windows 95推出了，那時我高三，開始接觸電腦，也第一次看見了跟小畫家很像的PowerPoint，不過那時做簡報，我們用的是海報紙和麥克筆。
直到1998年，個人電腦 (PC) 和網際網路 (Internet) 開始普及，我就讀統計系三年級，鑽研的是現今很夯的大數據 (Big Data) 的前身 — 資料挖礦 (Data Mining) 以及統計理論，資料分析與簡報製作是我每天都要做的事情。經歷科技的變化，印表機從點陣式換成噴墨式，開始使用 PowerPoint 製作簡報，也辦了人生中第一支手機 Nokia 6150。
一直到我唸研究所、進入園區工作到現在，一直跟簡報這件事脫不了關係。
隨著科技的進步，簡報開始以各種形式發揮著影響力，電腦、平板、手機、媒體，甚至是傳統的海報都是簡報的媒介。過去要花上二、三個小時才能畫出來的一張圖表，如今滑鼠點一下就完成了，各種圖庫、動畫、轉場等輔助效果越來越華麗，操作上也日趨簡單。
感謝科技進步所賜，讓我們的想法與知識更容易呈現與傳遞，但是，為什麼還是很多人的簡報做不好？為什麼我們花了更多時間在製作簡報上面？這些工具的進步不是應該幫助我們節省簡報製作的時間嗎？
答案很簡單，簡報的重點在於「人」。
我欽佩的一位簡報大師王永福 (福哥) 老師說過一句話「技巧易學，觀念難移」。
許多人認為簡報做不好，是因為簡報軟體不會使用、美工設計不擅長等原因，而忽略了簡報的基本觀念才是最重要的。觀念不對，絕對做不好簡報，特別是商業簡報，結果可能導致提案失敗、交易破局，甚至是丟了飯碗。
日前，百度用戶體驗總監劉超在2016國際體驗設計大會上演講時，因為簡報「太low」而引發一連串批評，最終以離職收場。你說簡報重不重要？
簡報，其實就是一種溝通。
有效的溝通不只是訊息的傳達，而是訊息要被接收的對象所暸解。
商業簡報的功能，就在於更迅速、確實而輕鬆的完成工作上的各種溝通，並產生行動。在職場上，考量一場簡報的價值，就是時間 (更迅速)、成本 (更輕鬆) 與成效 (產生行動)。
把專業的事簡單化，簡單的事專業化，就是職場上製作簡報最重要的事。當你製作簡報時，在繪製精美的圖表、放入大量的動畫，甚至是採用現在正夯的扁平化設計時；先想一想，你的目的是什麼？
一場成功的商業簡報可分為四個流程 (簡報4P)：事前準備 (Prepare)、簡報製作 (PowerPoint)、預先練習 (Practice)以及上台報告 (Present)。
一般認為，製作簡報是一件需要花費大量的時間與精力投入的工作，但事實上這是因為大多數人的觀念不正確所造成的；回想一下最近一次製作簡報時，是不是直接打開電腦，叫出簡報軟體後就開始埋頭製作簡報了呢？成功的商務人士則是採取不同的做法，他們花費最多時間的部分是在事前準備以及預先練習上，而且所花費的時間可以隨著經驗的累積而大幅減少，這是怎麼做到的？
事前的準備，包括了對象、時間與目的的確認，資料的收集與歸納，簡報的架構等。正所謂「知己知彼，百戰不殆」，透過簡報目的檢核表，逐項確認你的簡報對象並找出關鍵人物，在有限的時間內應該使用的架構為何？所要完成的階段性目標與最終目標又是什麼？是傳達資訊、取得認同還是引起共鳴，接下來你又希望對方採取什麼樣的行動？事先掌握這些資訊，再善用適當的資訊與架構，逐步引導對方走向你希望的結果，這就是商業簡報與一般簡報最大的不同：不是所有的受眾都是你所設定的簡報對象。
簡報的設計：用「少」來表達出更多
簡報的製作，只要把握一個重點、四個原則、四種表現，就能做出不輸專業顧問公司所製作的簡報，兼具專業感與吸睛度。一個重點就是：少即是多。不論是東方的禪意美學，還是西方的簡約風格，都追求著同一件事，也就是如何用「少」來表達出更多；中國水墨畫、日本的茶道、美國的蘋果 (Apple) 都是體現「少即是多」的極致代表。
四個原則，指的是對比、重複、對齊、相近。
這是歸納自著名的格式塔理論 (Gestalt Theories)，在二十世紀初成形，早期為心理學發展，而後運用在視覺設計上。格式塔理論告訴我們，人的大腦會自然去尋求完整性與一體性，即使一件事物缺少了某部分，我們仍然可以透過經驗將缺少的部分自動補足為完整的一體。有效的運用格式塔理論，可以幫助我們在簡化簡報設計時，仍然保有必須傳達的訊息。而對比、重複、對齊與相近，就是格式塔理論應用在簡報設計上的具體技巧。
四種表現，指的是文字、圖像、色彩、數據。
一份好的商業簡報，會穿插著這四種不同的表現手法，以文字去陳述，以圖像去吸引，以色彩來強調，以數據來說服。四種表現手法，各有不同的使用時機和技巧，本書透過實例說明，相同的資料以不同的手法該如何表現，以及彼此的效果差異，讓你在手法的運用上更加得心應手。
最簡單的文字型簡報，花點巧思也可以變得很不一樣。(請參閱簡報技巧 -- 文字型簡報的再進化這篇)
除了事前的準備與簡報的製作之外，上台前的預先練習與上台時的演說技巧也是不可輕忽的部分。在事前準備需要的是「資料力」與「架構力」，簡報製作需要的是「設計力」，而上台前的預先練習以及上台報告則是需要「表達力」與「實戰力」。
商業簡報：沒有最好，只有更好
根據筆者過去在職場上簡報的經驗，一份好的商業簡報有兩個層次的效果。
第一個層次，是如何作出專業而又吸睛的書面簡報，爭取到口頭報告或是上台簡報的機會，這是階段性目標；第二個層次，是當你爭取到機會上台時，如何將眾人的目光集中在你的身上，而非簡報，這是最終目的。
商業簡報是溝通的工具，使用這個工具的人是你，主角也是你。如何將簡報製作的極具個人特色但有不失專業感，再加上充滿個人魅力的上台技巧，就是商業簡報的精隨。你尊重觀眾，觀眾也給予你相對的尊重；你隨便，當然觀眾也不把你當一回事。
賈伯斯在一次記者採訪時說道「經驗，就是將想法與知識作出連結的關鍵。」
許多人，有豐富的專業知識，更有充滿創意的想法，但苦於無法將這兩者做有效的結合，向他們表達自己的想法，這當中缺乏的就是經驗，製作簡報的經驗。
而經驗，只能靠練習、練習再練習。透過上課與工具書的閱讀，可以幫助你降低失敗的可能性；但唯有實戰演練，才可以累積成功的經驗值。
當賈伯斯與歐巴馬在每次上台簡報或演說前，都會感到壓力，都需要不斷的準備與練習簡報時，平凡如我們，又怎能避免這些？
一場精采的簡報絕對可以改變你的世界
知名簡報大師南西．杜爾特（Nancy Duarte）（杜爾特設計共同創辦人、執行長）曾為美國前副總統高爾製作〈不願面對的真相〉簡報，她說過：「你也許無法改變整個世界，但一場精采的簡報絕對可以改變你的世界。」
我很喜歡這句話，也分享給你們。
在過去的職場工作中，我藉由簡報影響了公司的決策、也改變了我的人生；希望我的經驗分享，也能幫助你改變你的人生。
