提升會議效率的三個關鍵環節




如果將會議的當下，視為時間軸的一個切面，可以切分為過去(past)、現在(present)與未來(future)。

提升會議效率的方式，也可分為三個階段：

▎首先，是消彌資訊不對稱。


讓與會人員在會議開始前，對「過去」都有一定程度的瞭解，可能是前次會議結束後的會議記錄(meeting minutes)或是首次開會前的備忘錄(memo)。

Amazon CEO 貝佐斯 ( Jeff Bezos)認為用PPT跟Excel軟體來報告，是偷懶的做法。他要求員工要把意見寫成文章 (通常一、兩張，最多六張A4紙)，才能深入思考，用完整的方式表達自己的思想。

「開會時，竟然不用放投影片。會議室一片寂靜，所有人聚精會神地讀著印出來的書面報告。半小時後，才進入討論。」

不是應該準備好才來開會的嗎？事實上，許多與會人員根本沒時間準備，特別越是高階主管，行程都排得十分緊湊，往往都是透過會議間隔的空檔，來快速掌握下一個會議的議程。對企業來說，所有活動都是有其成本的，包括會議這件事；資訊不對稱對於談判可能是個優勢，但對於內部會議來說，絕對是個災難。

▎其次，是聚焦會議的議題。


讓與會人員清楚這次會議的目的是什麼？通常會準備一個議程項目(agenda)，讓與會人員清楚會議的議題有哪些？流程順序？

要求與會人員全程保持專注幾乎是不可能的，許多時候在開會的同時，也在處理各自的公務，一個明確規範時間的議程，不但可以確保會議的時間得以控制，也能讓與會人員不得不分心或暫時離開會議的同時，清楚何時自己該在場？哪些議題與自己相關？

一般來說，議程的前一到二個議題，大多是例行性的update，屬於暖場性質，而重要議題會放在第二或第三個，那時差不多正是與會人員進入狀況的時候。

▎最後，是達成後續的共識。


在會議尾聲，通常會有一個喚醒(wake-up)的階段，用一到二頁的投影片，再次凝聚與會人員的共識。讓與會人員清楚接下來誰(who)該在什麼時候(when)做什麼(what)在什麼條件下(limitation factors)？更重要的是不做什麼？這在許多會議中都常忽略記錄，導致後續的會議中一再出現已經否決掉的提案，造成無謂的時間成本浪費。這些內容會產出會議紀錄，作為下次會議開始前的閱讀文本。

只要把握會議三個階段的重點，就能有效提升效率。初期不用太在意形式上的好壞，一次次修正找出符合企業文化的形式；短期內也可能看不出成效，但只要開始了，就會進入正向的循環。

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