內外兼修的職場簡報攻略術|《孫正義一次OK的社內簡報術》+《孫正義簡報操刀手的社外簡報術》


《孫正義一次OK的社內簡報術》、《孫正義簡報操刀手的社外簡報術》遠流出版社

很榮幸受邀為《孫正義一次OK的社內簡報術》與《孫正義簡報操刀手的社外簡報術》寫推薦文。其實,在新書甫一上市,我就已經到誠品翻閱過了,內容簡潔易懂,透過圖例說明更是讓人印象深刻,簡言之就是「精簡、濃縮、好記憶」。
先說結論。這是一套適合職場人士閱讀的書,特別是需要大量製作簡報的業務、行銷、幕僚以及中高階經理人;除了系統化的整理出企業簡報的心法與技法之外,更揭露了許多實務簡報教戰的「眉角」。以軟體銀行與孫正義先生在業界及全球的知名度來看,作者所提及的簡報觀點自然有其說服力,而這套書過去在日本暢銷書排行榜中,也有著相當不錯的成績,如今有中譯本上市,希望精進簡報技能的職場人士更是不容錯過。
過去我在半導體產業從事業務、行銷以及高階幕僚工作時,總是需要製作大量的簡報,對內包括部門之間的溝通協調、對高層的策略報告,對外包括對客戶的提案、市場的分析、以及品牌的推廣。深刻的體會,在企業內部的簡報準備上,與企業外部所使用的簡報有相當大的不同。
因此,作者前田鐮利先生所描述自身的經歷,以及在職場上的簡報歷練,對我來說格外有感,也十分認同他以二本書分別來談「社內簡報術」與「社外簡報術」,閱讀順序我個人建議以「社內簡報術」為先,再來是「社外簡報術」,原因在於:簡報對象的不同。企業外部的簡報對象,往往沒有聽取簡報的「義務」;因此,除了企業內部簡報該注意到的重點之外,如何喚起對方聽取簡報的動機、聽完簡報的意願,以及提供做出決定、採取行動的誘因,更是簡報能否成功的關鍵。

​​▍好簡報只為對的人


簡報是一種溝通,必須存在簡報對象才得以成立。沒有一份簡報對所有人都是適用的,「對象」改變,「問題」也會隨之改變。
確認簡報的「對象」是決定簡報成敗的關鍵,作者提到在公司內部簡報的對象是決策者,「簡單」與「合乎邏輯」是兩大重點;而面對公司外部的對象,他們並沒有聽取簡報的「義務」,因此簡報的重點不只是「簡單」與「合乎邏輯」,更要「訴諸情感」以打動人心。
社內簡報的重點:簡單、合乎邏輯;社外簡報的重點:簡單、合乎邏輯、訴諸情感

​▍企業看待簡報價值的思維


我在自己的簡報公開班《一萬小時淬煉:職場教我的簡報思維》中都會提到,企業看待簡報價值的兩個思​維:目的導向、成本意識。
簡報無法達成目的就沒有任何意義,作者在書中也同樣闡述這樣的觀念。站在決策者的立場想想「該怎麼做他們才容易了解並接受提案內容呢?」只做必要的事以達成目的,不做可能構成妨礙的事,就是社內簡報最重要的重點。而社外簡報的對象,並沒有「義務」聽取簡報,因此如何「抓住人心」進而「打動人心」,使對方對方產生「對對、就是這樣!」「原來如此!」的感受,就是社外簡報的重點。
企業的任何活動都有其成本,包括簡報這件事。浪費太多時間製作簡報、無效的簡報導致沒有結果的會議、因為無效會議所衍生的後續會議與簡報製作等,都會造成金錢與時間的成本浪費,這是企業所不樂見的。「不只達成目的,更要省時、省力」,如何在短時間內輕鬆完成簡報,並有效達成目的,避免重工、重做,這就是作者在書中希望傳達給各位讀者的。

​​​▍簡報致勝的關鍵—降低理解門檻、提高共鳴的力道


企業內部的簡報重點在於「降低理解的門檻」,也就是透過「化繁為簡」來強化資訊、減少雜訊,以「簡單、合乎邏輯」的架構來達到說服的目的;而企業外部的簡報重點還必須加上「提高共鳴的力道」,也就是以「簡單、合乎邏輯」的架構,加上「訴諸情感」的步驟來打動人心、產生共鳴,進而做出決定。
社內與社外簡報的架構其實是有脈絡可依循的

好的企業簡報,我認為應該是這樣的:
​​​​「不是說你想說的,也不是說對方想聽的,而是以對方容易理解的方式,說你該說的;不只要達成目的,更要省時、省力」
書中詳列了許多根據實務經驗歸納出的心法與技巧,如果能運用在職場的簡報製作上,並透過自我檢視來修正,相信一定能逐步提升簡報技能,做出主管滿意、客戶買單的專業簡報。

▍你肯定可以利用簡報改變你的世界。


知名簡報設計公司杜爾特的創辦人與執行長,南西‧杜爾特(Nancy Duarte)曾說:
「簡報可以改變世界。你或許不需要改變整個世界,但是你肯定可以利用簡報改變你的世界。」
提升簡報技能,不僅有機會替管理階層製作簡報,也能夠成為企業的核心份子參與重要工作,為你打開事業大門,帶來更多機會。過去在職場上,我也因為簡報而獲得許多學習的機會,隨著簡報技能的提升,也逐漸成為企業核心幕僚,如今也自行創業從事簡報培訓與設計顧問一職,作者前田鐮利的經歷與對於簡報的見解,都十分值得我借鏡與學習。
簡報已經改變了我的世界,你,還在等什麼呢?





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