文字型簡報的再進化
網路世代下的速食簡報
Paul 是一位在金融公司負責市場行銷的員工。
這天早上 Paul 一進公司，主管隨即過來跟他說：「半個小時後，收集一下英國脫歐對金融的影響，向我報告。」
「喔，又是這麼突然。」Paul 心想著。很快地，Paul 打開電腦，熟練的用 Google Search 打入『英國』、『脫歐』、『金融』幾個關鍵字，螢幕畫面立馬出現一連串相關的文章。
「哈，搞定。」Paul 瀏覽了一下這些文章的標題與來源，迅速的挑了幾篇打開來看，然後迅速的複製、貼上在簡報上，半個小時後，Paul 進到會議室很快的向主管進行了簡報。
是不是很熟悉？
或許在螢幕前看著這篇文章的你，正在熟練的使用著「Search」、「Copy」和「Paste」完成每天頻繁的簡報工作。
現在是網路時代，每天都有數以萬計的資訊被放上網路，只要一個新聞事件發生，不用半天，網路上就有熱心的鄉民整理出摘要、懶人包，不須花費太多力氣，就可以享用這些資訊，太方便了，不是嗎？
我們缺的不是資訊，而是自己的見解
資料的收集需要持續的習慣，持續的收集、內化，整理出自己的資料庫，想到再做絕對來不及的。或許，你跟 Paul 一樣，是個搜尋資料的高手，即便是主管剛剛才交代的任務，也能在段時間內蒐集到「豐富」的資訊。
「豐富」但不夠「完整」，更沒有自己的「見解」，是現在許多簡報的通病。因為網路搜尋的功能不斷的進步，造就了速食簡報的盛行，而看簡報的人未必在網路上看過這些資訊，或許會認為這就是你做的，也就不以為意；時間一久，我們缺少了消化資料的能力。
「反正網路都有嘛，搜尋一下很快就有別人整理好的資料...」當你這麼想的時候，就已經陷入資料收集的「盲點」了。
這是「你」的資料，還是「別人」的？這些資料都是真的嗎？
資料的收集、解讀，會因為目的不同、時間不同以及立場不同，出現完全不一樣的結果。當我們在進行完資料收集，進一步解讀資料時，最好用三種觀點來檢視看看。
這三種觀點就是：我的觀點、他人的觀點，以及世界的觀點。
像是 Facebook、微博、PTT 等大型社群網路或是論壇，不難找到別人對於資訊的看法與見解，這是「他人的觀點」；透過 Google 或其他搜尋引擎所找到的資料，則是屬於「世界的觀點」，當然這裡有時需要國內外的資料作輔助，以避免單一來源容易造成「一言堂」的偏頗言論，尤其是有關社會或是政治議題時，特別要注意。最後是「我的觀點」，透過長期持之以恆的資料收集、資料消化並內化成自己的東西。
當你在準備資料時，若能以這三種觀點去檢視整理出來的資訊，自然就會較為客觀以及全面。
文字，不只是複製貼上
回到一開始的故事，當 Paul 收集並整理好有關於英國脫歐對於金融的影響，在他向主管進行報告時，還能再多做些什麼？
我們再來看看 Paul 做的投影片。
嗯，不愧是有經驗的，至少他做到了「對齊」、「適當間距」、「一致性」等文字排版時該注意的技巧。相信我，我看到更多比這糟糕的，就像小朋友做拼貼一樣，各種大小、各式字體充斥著整個畫面，因為真的就是「Copy & Paste」。
不過這不夠。一張好的投影片，因為是很容易被你的聽眾理解的。
如果只是照著簡報內容念一遍，相信主管也不需要在半小時後開這個會，請 Paul 寄給主管，有空再看就好了。
精簡、濃縮，好記憶
文字是需要被精簡、濃縮，讓人好記憶的。精簡，指的是以條列式取代整段文字的呈現方式；濃縮，則是將關鍵字與重點抽取出來，將整段文字透過「區塊分解」、「關鍵字/重點的萃取」，以及因果關係與關連關係的「重組」。最後，透過適當的「設計」來讓文字好記憶，當然，請務必保持「簡單」的原則。
以下我們來看一個例子。
傳統呼叫器 (這個現在也許多人不知道是什麼....) 的缺點是就算收到訊號，也必須找到電話，才能取得聯繫。不過，行動電話則是可以在需要的時候直接通話，甚至無法通話時，依舊能透過簡訊聯絡。
我們先刪除一些連接詞。
傳統呼叫器 (這個現在也許多人不知道是什麼....) 的缺點是就算收到訊號，也必須找到電話，才能取得聯繫。不過，行動電話則是可以在需要的時候直接通話，甚至無法通話時，依舊能透過簡訊聯絡。
找出關鍵字和重點。
然後重組這些資訊。傳統呼叫器 (這個現在也許多人不知道是什麼....) 的缺點是就算收到訊號，也必須找到電話，才能取得聯繫。不過，行動電話則是可以在需要的時候直接通話，甚至無法通話時，依舊能透過簡訊聯絡。
呼叫器的缺點：必須主動回電確認聯絡內容。
行動電話的優點：可直接通話或透過簡訊聯絡。
是不是清楚多了？再來一個例子。
這次要介紹的是神奇毛巾，其最大特色就是超強的吸水力。
→ 這次要介紹的是神奇毛巾，其最大特色就是超強的吸水力。
→ 吸水力超強的神奇毛巾。
文字型簡報的再進化
讓我們用 Paul 的投影片來試試看吧。
再來，找出關鍵字和重點。注意這裡不需要太在意找出的是不是關鍵字或是重點，因為只是給自己看的過程，真正的目的在於「簡化」資料，後面還可以再做修正。
其實它還可以再進化...像這樣。
後記
看完之後，有沒有種躍躍欲試的衝動啊？
請記得文字型簡報的進化，只有一個原則，就是「簡單」。但簡單不是「過度簡化」，在濃縮的 過程中，如何萃取出關鍵字和重點，需要經驗的累積；而重新排列組合，更是需要對內容具有一定程度的了解，才能做出專業的陳述。
最後的設計，請把握時間的長短，「先求有再求好」是職場上的不二法門，先做到條列式的投影片，行有餘力再做進化版的設計，切記。
你永遠不知道什麼時候，你會突然躍上大舞台，面對重要的客戶或老闆進行簡報。對你的簡報多下點功夫，多用點心，有一天可能會被看到，因而改變了你的世界。
※ 以上內容均會包含在 7/15 上線的「不必說話就贏的簡報術」中，敬請期待。
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