課後分享 -- 《商業簡報技巧》竹科電子公司人資單位
上週，應邀到竹科某一家頗具規模的電子公司為人資單位的同仁們授課。
一個月前，接到人資單位的電話，希望我能幫他們上一堂簡報課，於是透過電話簡單的聊了一下，以了解對方希望透過這個課程學習到或是改善哪一方面？
『劉老師，我們單位時常需要彙整一些簡報，可是主管總覺得比起其他單位，我們的簡報似乎不夠好...』人資單位如此告訴我。
『請問是哪一方面的不好呢？能否舉一些例子作說明呢？』我希望能進一步釐清人資單位的需求。
『呃...主管說...跟業務、行銷單位比起來，內容沒有那麼精彩，美工不夠漂亮...』人資單位這麼補充，但似乎也不太確定問題在哪裡，應該說：他們也不清楚主管的期望到底是什麼？到底主管希望他們怎麼作？
『好的，方便安排我和您的主管談一下嗎？....』我想癥結點可能在於主管，而人資單位的同仁似乎沒有意識到自己的問題是什麼。
很快安排了與主管的面談，在過程中主管秀了一些他向上呈現的簡報資料，以及同仁平日準備的資料簡報。談話結束後，主管語重心長的告訴我，人資單位平時的工作較為固定，不像行銷或業務單位，與業績較有直接關聯，也不像研發單位，是公司的重心；如果不在簡報上多下些功夫，老闆常常會失去耐心聽我們報告。
經過一番事先討論，我歸納出以下幾點：
- 人資主管認為簡報不夠吸引，是因為內容變化性不足、美工不夠漂亮。
- 人資單位同仁並不認為簡報哪裡有問題，他們已經很努力地準備了，也都把這些寫到報告裡了。
- 根據人資單位所提供的幾份簡報，我發現最大的問題，在於他們把簡報當作報告在寫；同時，由於認為沒有亮眼的成果，所以特別強調他們努力的過程。
因此，這次的課程我希望能達到兩個目標：
- 釐清簡報的核心概念。不只是人資單位同仁，也希望能導正主管的觀念。
- 快速提升簡報品質的方程式。透過一些簡單技巧的說明，不需要學習什麼艱深的美工軟體，一樣可以提升現有簡報的品質。
透過事前的討論與目標擬定，以及人資單位所提供的簡報，我為他們量身打造了一份教學簡報，並透過重新編修他們所提供的簡報來做說明。上課過程中，同仁們眼睛為之一亮，特別是在最後的實例分享，更讓他們感受到課堂上的技巧如何被運用在簡報上。
『劉老師，我沒想到居然這麼簡單就可以把簡報變得這麼好耶！而且....真的不用學什麼美工軟體耶！我們有信心可以把簡報做得比以前好了....』跟我說的就是那位為主管準備簡報的同仁，我想這次課程他的收穫應該最大了。(笑)
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| 人資單位特別排出時間全員參加，表示對這個課程的重視以及學習的態度。 |
在這裡我想分享幾個在這次課程中的心得。
- 在職場上，往往不見得有機會上台作簡報，或是主管沒有太多時間看你的簡報；這時候，你的書面簡報很有可能就決定了你的成敗。不是說練習不重要，而是你不見得有時間可以練習，在那之前，是不是應該先把簡報給作好呢？
- 商業簡報不像一般簡報，講求的是效率、成本與效益。如果你的簡報內容太過冗長、有沒有具體成效，老闆跟本聽不下去。在此我建議可以採行3P原則：目的 (Purpose)、過程 (Process)、效益 (Profit)，清楚表達你的問題是什麼/你的目標是什麼？你是如何做到的？帶來了多少效益？
- 失望代表現實與期望的落差。如果你能事先掌握聽眾(老闆)的期望是什麼？針對聽眾的期望去回應便可以縮短落差，降低聽眾可能失望的風險，甚至出乎聽眾的期望，這可以透過簡報目的檢核表來事先確認。(實務上，不是每一次都能完全滿足聽眾的期望，即使事先知道了...我們能作的是盡量降低期望與實際情況的落差。)
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| 簡報目的檢核表 - 知己知彼，敗戰不殆。 |
如果實際結果不如老闆期望，該怎麼辦呢？我的建議是利用比較法和時間軸的概念。
比較法指的是AS-IS，跟過去相比，現在的情況有十足的進展；時間軸的概念指的是TO-BE，拉出一個長期計畫，明白告訴老闆，雖然目前的進度不如老闆期望，但依照我們的計畫，預計下一階段可以達成，而之後還會持續進步。如此一來，老闆或會把焦點放在計畫的修正改善，例如時程提前、目標拉高等，而不在於對現狀的不滿。
要知道，不管結果再好，老闆的口中絕不會說出「滿意」兩個字，當他對一些旁枝末節的細節挑剔時，你就該明白，你這次簡報已經成功了。
在課程的最後，我與人資單位的同仁們分享了一段話。
『你也許不能改變全世界，但一場精采的簡報可以改變你的世界。』希望這堂課程可以為各位在日常工作上帶來不一樣的想法，謝謝各位。
