簡報技巧 -- 你希望對方是「聽」簡報還是「讀」簡報？
不管是開會、向客戶簡報或向上司提案，工作上不少場合都是必須爭取對方的認同。但對方並不會如我們所願地仔細聆聽，也不會認真閱讀資料。若要對方聆聽和閱讀，你必須自己多下一點工夫。那麼，進行提案時，可以下怎樣的工夫呢？
提案時，一般都是用PowerPoint製作簡報資料。此時，如果你看了自己製作的資料，自信十足地認為：「我想表達的內容全都寫在這裡了！」那麼這份資料是失敗的。為什麼呢？因為發言的人把內容寫得越詳盡，對方就越不想聽、不想看。
他們會認為： 「現在不聽也沒關係，之後再看資料就行了。」
資料準備得越周到詳盡，反而越會削減對方想聽的欲望。而且，如果資料上都寫得清清楚楚了，實際的提案會變成什麼狀況？請試想一下。把資料內容全都讀過一遍就完了。
不僅對發言的人，對聽眾也一樣，「與其聽，不如讀資料」，那場提案就變得窮極無聊。 你製作資料所花費的時間可說是完全浪費掉了。
該怎麼做呢？資料上只寫出能引起對方興趣的內容即可。使用PowerPoint製作簡報時，基本上一張簡報只放一個訊息。
一張簡報所給予的思考時間，越短越好；內容最好是能讓人產生意外的連想，也不妨放進可以佐證說法的圖表。當然，重要的關鍵字一定要寫上去，可能的話，能寫出令人印象深刻的標語則效果更佳。
換句話說，提案的要訣是先用資料引發興趣，再以口頭說明詳細內容。這樣一來，就必須分開準備說明的資料以及給對方閱讀的資料。
或許多費了一番工夫，但所花的時間不會浪費，絕對值回票價。順帶一提，我在講座上並不會積極準備資料，真的很重要的關鍵字才會寫在白板上。在講解時不太使用白板的人，一旦開始寫白板，聽者就會認為「這肯定是非常重要的訊息」。
提案資料也一樣。如果寫得鉅細靡遺，重點反而容易模糊。為避免無法聚焦，應該只將真正重要的關鍵點彙整出來，給對方一份簡潔又容易理解的資料。
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