問題解決的前哨戰:你何時意識到問題存在?又是誰的問題?


問題分析與解決,是職場工作者不可或缺的一項能力,對於人生也是。但是,為什麼我們總是等到問題發生了再來想辦法解決呢?
面對問題的心態、解決問題的技巧固然重要;但比起這些,能否意識到問題的存在,才是管理者或是專業經理人更應該培養的思維。

問題發生的當下,未必是真正的問題
我常會自問三件事:
▎我如何描述這個問題?
▎我何時意識到它是個問題?
▎為什麼它會是個問題?對誰是問題?
從現況的描述,以及利害關係人的影響分析,去找出真正的問題。這個環節確實了,才會走到下一步的課題設定和對策選擇;在過去的經驗中,我們通常會花很多的時間在現況釐清和問題定義上,因為一旦進入課題設定,就牽涉到大量的資源投入,如果問題定義不正確,不但解決不了真正的問題,還會製造新的問題出來。
孫子兵法:不戰而屈人之兵,善之善者也
孫子曰︰凡用兵之法,全國為上,破國次之;全軍為上,破軍次之;全旅為上,破旅次之;全卒為上,破卒次之;全伍為上,破伍次之。是故百戰百勝,非善之善者也;不戰而屈人之兵,善之善者也。《孫子兵法.謀攻篇》
我們欣羨和崇拜在戰場上攻無不克、戰無不勝的將軍,但只要是戰爭,就必然有時間與資源上的耗損;若能在問題萌芽前就做出處置,甚至是連萌芽的機會都沒有,更進一步將其轉化為機會。
就結果上來看,我們通常會認為這樣的人只是運氣好,但別忘了「運氣」也是成功因素的一環;他在背後的運籌帷幄反而不容易被看到。
解決問題靠學習、意識問題靠磨練
正因為如此,所以在職場上常會有人刻意引發問題、或是埋下一個坑,當問題爆發時再挺身而出當英雄。表面上看起來,似乎是一位優秀的問題解決者,倘若管理者無法看出這樣的假象,當真正的難題發生時,就會面臨荒腔走板的結果,不可不慎。
意識問題的存在、面對問題的心態、解決問題的方式,是問題解決與危機管理的三個關鍵,除了學習書本上的知識,實務經驗的累積才能發揮其效用,特別是前二者。管理者也可以用這三個構面來觀察有潛力的員工,給予指導與充分的機會磨練。
劉奕酉|簡報.簡單報創辦人十多年商務簡報經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及銷售簡報等。傳播簡報多元文化、分享職場簡報思維、透過簡報解決問題、展現個人專業價值,是我的理念。
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