我的簡報內容扎實、設計有質感，但為何總是不討喜？
 |
| 我的簡報內容扎實、設計有質感，但為何總是不討喜？ |
在職場上，有時會發生一種情況。
你的簡報內容紮實、設計有質感，但就是不討喜。
為什麼？因為你沒有注意到簡報對象的第二層需求，也就是後續的行動需求。
 |
| 第一個反思：「為什麼要做簡報？」 做簡報前先思考「我要說什麼？我為什麼要說？我要說給誰聽？」 |
▍職場簡報的目的在於「解決問題」
在職場上，我們每天都會需要製作簡報，大多數的情境不外乎向主管匯報工作進度、與跨部門單位進行溝通協調、向高階主管進行策略提案，或者是向客戶進行提案。而這些都有一個共同的目的，就是在「解決問題」，解決你的問題、解決我的問題、或是解決我們的問題。
而解決問題又可以分為兩個層次，第一個層次是「達成共識」，也就是設法讓對方接受我們的想法與提出的內容；第二個層次是「喚起行動」，也就是讓對方願意採取我們期望的行動，然而我們常常以為只要讓對方接受就可以了，卻忽略了對方能否進一步採取行動？如果說，我們在簡報的過程中，能進一步降低對方採取行動的阻礙，那麼就能提高對方採取行動的意願。
▍在喚起行動的同時，別忘了降低對方行動的阻礙
職場上，多數解決問題的情境，都不是一個人就能完成的，而是透過團隊合作，或是跨部門協同才能夠完成；不同層級、不同單位的對象，所關心的層面、在意的問題也大不相同。
因此，一份好的簡報，應該是為簡報的對象量身訂做的。今天對執行長進行報告所使用的簡報，絕對不會適合用於對基層同仁進行簡報；同樣的，也不會拿對基層同仁使用的簡報，用來對高階經理人報告。因為他們所需要用來進一步採取行動的資訊是不同的，簡單來說，就是「戰略」、「戰術」與「戰技」的差異。
 |
| 第二個反思：「好簡報只為對的人」 沒有一份簡報對任何人都適用，掌握你的簡報對象，量身訂做有效溝通的簡報。 |
層級越高，所注重的偏向「戰略」或「戰術」，談的是為何而戰？主要目的與大方向；反之，基層單位注重的是「戰技」，也就是該如何執行？
簡報對象層級越高，準備的投影片張數越少，但投入的時間越多；然而，實務上永遠不會有充裕的時間，所以平時的準備與時間利用的品質就格外重要。
是的，我所認識的高手，都是在知道要做簡報前，就已經在準備了，所以可以從容應對，不然只能從容就義了 (這部分有機會再談)。
 |
| 第三個反思：「先付出才會被關注」 製作簡報除了「降低理解的門檻」與「提高共鳴的力道」之外， 多為對方者著想，不只是說自己想說的，自然就能得到對方的關注。 |
以我的經驗，處級主管大概五張，協理以上約三張左右，執行長有時只需要一張。因為少，所以說重點，不是為了好報告，而是提供一套簡要的說帖給對方，容易記憶、方便轉述全貌給別人。
重點不外乎三樣：目標、時間、風險。關鍵在於你能不能捕捉到對方的思維，而不在簡報張數多寡。其餘的，都是附件，隨著你報告的對象層級遞減而增加；你可能用不到，但一定要準備。
試想：你對執行長報告了幾十頁簡報，是要他怎麼對其他部會主管甚至是投資人轉述？而對跨部門同事或基層單位只用一頁簡報，是要他們怎麼follow-up？連共識都談不上。
下次進行簡報時，抬頭看看簡報的對象，再低頭看看簡報的頁數，你就明白為何你的簡報不討喜了。
—
想瞭解更多職場簡報的技巧嗎？點此瞭解更多。
